Document Management Systemen
Naar schatting zo’n 80% van de totale informatie binnen een organisatie ligt vast in – papieren of elektronische - documenten. Veel van deze documenten, zoals inkoopfacturen, ontvangstbonnen, klant correspondentie etc. zijn van kritisch belang voor het functioneren van de operationele en administratieve bedrijfsprocessen. Met het opzoeken, verzamelen en routeren van documenten gaat echter vaak veel tijd verloren. Kostbare tijd, die binnen elke organisatie niet gemist kan worden. Met een Document Management Systeem (DMS) wordt het beheer van documenten geautomatiseerd en kan raadplegen en routeren veel efficiënter en sneller plaatsvinden.
Een DMS is een softwarematige en/of web oplossing het beheren van de creatie, vastlegging, distributie, raadpleging en archivering van elektronische documenten, zoals MS-Office bestanden, maar ook ingescande formulieren, afbeeldingen en dergelijke.
Hier zijn enkele belangrijke kenmerken van het DMS:
• Delen van allerlei soorten files vanuit een centraal Web gebaseerd systeem
• Compleet op maat aanpasbaar archiveringssysteem dat aan uw eisen voldoet
• Wijzigingen, auteurs, documentbeoordelingen en aantekeningen opsporen
• Beveiligd; gebruikers kunnen alleen toegang krijgen tot files waartoe zij bevoegd zijn
• Rapportagemogelijkheid ten behoeve van de veiligheid en toezicht op werk prestaties
Effictiv ontwikkelt en implementeert verschillende Document Management Systemen die opgesteld worden vanuit uw behoefte. Neem voor een vrijblijvende demonstratie en inventarisering van de mogelijkheden contact op met één van onze Internet Business Consultants.